Hướng dẫn cách quản lý công việc hiệu quả nhất

Ai cũng đều cần trang bị cho bản thân những kỹ năng quan trọng. Việc có được những kỹ năng này không chỉ giúp bạn dễ dàng giải quyết được khó khăn mà còn tự tin lên rất nhiều. Nhưng việc trang bị các kỹ năng này không hề dễ dàng và cần nhiều thời gian. Vì vậy để giúp bạn nhanh hơn thì hôm nay kenhraovat sẽ tổng hợp những cách quản lý công việc nhé.

Quản lý công việc là gì?

Quản lý công việc là quản lý một vai trò trong suốt vòng đời nhiệm vụ đó. Nó gồm có tạo dựng kế hoạch, giao việc, theo dõi và báo cáo. Quản lý công việc có thể giúp đạt được mục tiêu của cá nhân, group thực hiện những công việc hoặc công ty và sẻ chia kiến thức về việc đạt được mục tiêu công việc chung. Các vai trò cũng được phân biệt bởi tính khó hiểu, từ thấp đến cao.

Như vậy, quản lý công việc hiệu quả đòi hỏi quản lý các khía cạnh của vai trò, gồm có tình trạng công việc, cấp độ ưu tiên, thời gian, nhân công, tài lực, tần suất lặp lại, độ dựa vào giữa các vai trò, các cảnh báo… Những yêu tố này có thể coi là những hoạt động căn bản của quản lý công việc. Quản lý công việc có thể thực hiện thông qua các tool quản lý công việc hoặc dự án.

Quản lý công việc có thể thực hiện như một phần của quản lý dự án & quản lý quá trình, và có thể hoạt động như nền tảng quả của quản lý quy trình trong công ty. Các nhà lãnh đạo dự án gắn với quản lý theo hướng công việc có lộ trình dự án chi tiết & cập nhật, và thường có vai trò cần thiết trọng việc định hướng thành viên hội nhóm & hoàn thành mục tiêu dự án.

Xem thêm: Tác hại của việc ăn nhiều muối đối với sức khỏe

Vì sao cần lên kế hoạch quản lý công việc hiệu quả

Sự thật là những công việc tuân thủ đúng quá trình sẽ cho thành quả tốt nhất và đồng nhất. Khái niệm “Quy trình – Procedure” như là “một phương pháp rõ ràng để thực hiện một quá trình hay công việc. Lý do mà công ty cần có quy trình quản lý công việc hiệu quả đấy chính là:

• Mỗi người không giống nhau đều có chuyên môn, kỹ năng khác nhau dẫn đến cách thực hiện những công việc không giống nhau. Quá trình quản lý tốt sẽ giúp cho người thực hiện biết rằng trong một nghiệp vụ thì họ cần thực hiện những bước vai trò nào, làm ra sao & phải cần đạt thành quả như thế nào?
• Tạo điều kiện cho các thành viên phối hợp với nhau một cách ăn khớp & đúng trình tự. Mà không phải thắc mắc rằng vấn đề này do ai làm? Làm như thế nào?
• Quy trình cũng giúp ích cho quản lý kiểm soát tiến độ và chất lượng nhiệm vụ của nhân sự

Hướng dẫn cách quản lý công việc hiệu quả nhất

Kiểm tra công việc và cập nhật tiến trình công việc

Rà soát, kiểm tra và cải tiến tiến trình công việc là cách quản lý công việc trong doanh nghiệp. Đây là công việc đòi hỏi cả nhân sự & quản lý cải tiến và kiểm tra liên tục, đảm bảo tính realtime của thành quả. Cập nhật thành quả theo thời gian thực là cách độc nhất để khẳng định chất lượng cũng giống như hiệu suất của cá nhân, phòng ban.

Theo truyền thống, công ty rà soát và cập nhật tiến trình công việc thủ công, bằng danh sách công việc. Tính realtime trong báo cáo thành quả là hoàn toàn không có khi phải chờ đến ngày đến kỳ nộp báo cáo. Vấn đề này sẽ không hề dễ với công ty lớn cũng lúc phải chạy nhiều dự án, quản lý đội ngũ lớn.

Tại thời điểm này, bài toàn về quản lý công việc đã được giải bằng những áp dụng công nghệ. Phần mềm quản lý công việc & hợp tác đang cho chúng ta thấy những vượt trội khi tích hợp công dụng giao việc, cập nhạt, theo dõi và giám sát chất lượng. Với nhân viên, đây là nền tảng đống nhất support giao tiếp, nắm bắt thông tin giữa các mắt nối trong quá trình quản trị.

Phân loại công việc

Trong doanh nghiệp, có rất đầy đủ công việc không giống nhau cần phải thực hiện. Có những cách quản lý công việc ảnh hưởng trực tiếp đến thực thi kế hoạch. Lại có những công việc chỉ ảnh hưởng đến việc triển khai kế hoạch bán hàng. Thậm chí có nhiều công việc chỉ nằm trong phạm vi bộ phận, theo mô tả chức năng và vai trò.

Các cá nhân có thể có các đầu việc được giao từ công cy, bộ phận. Cũng có những công việc do cá nhân tự đặt ra để hoàn thành các công việc khác hoặc tăng cường năng lực. Phân loại công việc thành các hạng mục không giống nhau sẽ giúp công ty & người lao động phân bổ thứ tự ưu tiên công việc và quản lý công việc tốt hơn.

Dành chút thời gian vàng bạc để suy nghĩ về công việc

Cách quản lý công việc này là việc đưa lên đầu, & cũng là cách quản lý công việc quan trọng nhất. Bạn hãy nghĩ về nhiệm vụ của mình để tìm ra những nguyên tắc thực hiện những công việc nhất định: Buổi sáng, bạn nên làm gì trước tiên? Bạn nghỉ giải lao trong bao lâu? Bạn phân bố thời gian công việc như thế nào? Bạn có nhiều thời gian rảnh rỗi để trao đổi, nói chuyện với cộng sự hay bạn chỉ biết lao vào công việc như một người mất trí để coi như hoàn tất hết nhiệm vụ này đến nhiệm vụ khác?

Việc suy nghĩ này không làm bạn mất nhiều thời gian mà nó còn giúp cho bạn có được những nguyên tắc của riêng mình. &Ldquo;Làm việc theo quy tắc luôn luôn có kết quả tốt hơn nhiều so với thực hiện những công việc theo sự vụ”- Bill Gates, ông chủ của Microsoft đã đúc kết.

Lên thời gian biểu cho những công việc sẽ làm

Bình thường, mỗi người đều có những cách quản lý công việc khác nhau & nhiệm vụ trong từng ngày cũng khác nhau. Để thực hiện những công việc 1 cách có hiệu quả, bạn nên tưởng tượng đến những nhiệm vụ quan trọng mà bạn phải quan tâm, như chuẩn bị các cuộc họp hay các cuộc hẹn hay trả lời thư. Bạn phân bổ công việc càng hoàn chỉnh bao nhiêu, thì bạn sẽ thực hiện nó càng dễ dàng & hiệu quả bấy nhiêu.

Sẽ rất hữu ích nếu như bạn hiểu được cách quản lý công việc theo thứ tự ưu tiên & để lịch công việc đó ở những nơi dễ thấy, dễ nhớ, ví dụ viết vào quyển sổ tay của bạn hoặc là cài đặt vào trong laptop của bạn. Hiện có nhiều phần mềm cho phép bạn làm điều đó, như Outlook của Microsoft chẳng hạn. Bạn cũng có thể làm như vậy để phân bổ lịch tuần hay lịch tháng của bạn.

Hãy dành ra 15 phút cuối ngày thứ sáu hàng tuần để tưởng tượng đến lịch làm việc cho tuần tới rồi tạo dựng kế hoạch thực hiện. Tương tự như vậy, cuối mỗi tháng bạn nên lên kế hoạch cho 30 Ngày tiếp theo và đề ra những kết quả trước mắt trong công việc. Việc phân bổ hợp lý sẽ giúp ích cho bạn làm được công việc tốt hơn, đồng thời mang lại cho bạn một động cơ thúc đẩy mạnh mẽ để làm việc có kết quả tốt hơn. Hãy nhớ rằng những người chưa bao giờ nghĩ đến thất bại luôn là những người thất bại trong việc tạo dựng kế hoạch.

Xem thêm: Phụ tùng Mercedes cần thay mới khi nào?

Lời kết

Cảm ơn bạn đã xem qua bài viết về cách quản lý công việc ở trên đây. Với những thông tin mình chia sẻ thì hy vọng phần nào sẽ giúp đỡ cho bạn vượt qua những khó khăn và thắc mắc của bản thân nhé. Chúc các bạn luôn thành công trong cuộc sống.

Lộc Nguyên – Tổng hợp & chỉnh sửa

(Tham khảo: ooc.vn, careerbuilder.vn, …)