Những kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả mà bạn nên biết

Việc trang bị kỹ năng là vô cùng quan trọng khi chúng ta lớn lên. Mỗi kỹ năng khác nhau đều giúp chúng ta đối phó với các khó khăn khác nhau mà ta gặp phải. Nhưng việc trang bị các kỹ năng đó đòi hỏi một quá trình rèn luyện không ngừng. Để giúp bạn đạt được các kỹ năng dễ dang hơn thì hôm nay kenhraovat sẽ tổng hợp những kỹ năng quản lý thời gian nhé.

Kỹ năng quản lý thời gian là gì?

Là một trong số những kỹ năng mềm không thể thiếu trong cuộc sống, kỹ năng quản trị thời gian là quá trình xây dựng kế hoạch và xác định thời gian coi như hoàn tất chiến lược đấy 1 cách hiệu quả và tối ưu nhất. Một chiến lược quản trị thời gian tốt là một bản chiến lược chi tiết, cụ thể cho từng giai đoạn nhỏ với deadline rõ ràng & phân công công việc hợp lý.

Trong các bài giảng về kỹ năng quản trị thời gian, để nhận xét mức độ hiệu quả của kỹ năng này thì người ta sẽ nhận xét trên thành quả đạt được trong một quỹ thời gian có hạn chứ không nhận xét dựa trên thời gian coi như hoàn tất là sớm hay muộn. Cùng một khối lượng công việc như vậy với thời gian yêu cầu là như nhau tuy nhiên có người thoải mái hoàn thành công việc với kết quả tốt mà vẫn có thời gian nghỉ ngơi trong khi lại có những người loay hoay khi không hề biết mình phải làm gì trước tiên rồi bị nhấn chìm trong áp lực & kịch tính. Do vậy, kỹ năng quản trị thời gian & tổ chức công việc hiệu quả là yếu tố không thể xem nhẹ nếu muốn thành công và thăng tiến trong sự nghiệp.

Xem thêm: Không nên tập thể dục buổi tối? Nguyên nhân bạn cần biết

Tầm cần thiết của kỹ năng quản lý thời gian

Vẫn là một VD điển hình trong giáo án kỹ năng quản lý thời gian, cùng một khối lượng công việc như nhau với thời gian xác định, có những người làm việc rất nhẹ nhàng mà thành quả lại cực kỳ tốt nhưng có những người luôn bận rộn với sức ép và căng thẳng vì không biết mình phải làm gì và cuối cùng kết quả đạt được lại không như chờ đợi. Hơn nữa, kỹ năng quản lý thời gian được vận dụng rất nhiều trong quản lí công ty như kế hoạch 5s, kế hoạch cá voi xanh… Vậy câu hỏi đặt ra là nếu quỹ thời gian của họ là không giới hạn thì sự khác biệt đó còn lớn tới mức nào?

Tăng năng suất thực hiện những công việc

Một người có kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả sẽ hiểu được cách phân bổ các nhiệm vụ theo trình tự ưu tiên & đặt mục tiêu phải coi như hoàn tất nó trong thời gian xác định. Nhờ có danh sách này mà bạn sẽ tập trung vào các mục tiêu hàng đầu để hoàn thành trước, từ đó sức ép sẽ được giảm đi đáng kể & hiệu năng thực hiện những công việc cũng cao hơn so với người khác. Trong đời sống thường nhật cũng thế, người luôn có chiến lược cho các hoạt động của mình sẽ thực hiện được rất là nhiều điều và có thời gian để tận hưởng cuộc sống. Ngược lại, những người sống không có kế hoạch sẽ luôn bị trì hoãn, họ luôn cảm thấy một ngày 24 tiếng là không đủ cho những dự định của mình & kết quả là họ luôn phung phí thời gian cũng như công sức để coi như hoàn tất một ngành nghề nào đấy.

Rèn luyện khả năng quyết định và giảm thiểu áp lực

Nếu không có kỹ năng quản lý thời gian & tổ chức công việc, bạn có thể không hề biết mình phải làm gì đầu tiên & những công việc mình đang làm sẽ đi đến đâu. Điều này khiến cho bạn luôn trong trạng thái kịch tính, sức ép vì không hề biết mình còn cách vạch đích bao xa. Chèn vào đó, những người không có chiến lược trước cho nhiệm vụ quan trọng của mình thường rất dễ phung phí thời gian vào những thứ không cần thiết & chính điều này đôi lúc sẽ dẫn tới những quyết định sai lầm do thiếu thời gian để nhìn nhận, đánh giá sự việc.

Hạn chế thói quen xấu, tạo động lực hành động

Với một kỹ năng quản lý thời gian chi tiết và rõ ràng, vấn đề liên quan tới áp lực từ deadline sẽ không còn quá nặng nề mà trái lại bạn có thể không bị động hơn trong từng hành động của mình. Nói một cách dễ hiểu, nếu bạn đặt kết quả trước mắt là 6.5 IELTS mà cứ mãi loay hoay tìm khóa học, mua sách vở rồi lãng quên vì thiếu động lực hoặc bỏ cuộc chỉ sau vài ba tháng học tập không mang lại hiệu quả thì chắc chắn bạn có thể không bao giờ đạt được mục tiêu của bản thân. Tuy nhiên ngược lại, nếu bạn rõ ràng hóa kết quả trước mắt 6.5 IELTS thành các mục tiêu cho từng kỹ năng, mỗi tháng sẽ tập trung luyện một thứ & có các bài kiểm tra trình độ cụ thể thì việc hoàn thành mục tiêu chỉ là chuyện sớm muộn. Do vậy, kỹ năng quản lý thời gian và tổ chức công việc hiệu quả có vai trò vô cùng lớn trong việc hạn chế thói quen xấu, bệnh trì hoãn của con người & tạo động lực hành động.

Những kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả mà bạn nên biết

Lên danh sách những việc cần làm

Đã bao giờ bạn đi mua sắm tuy vậy sau đó bị cám dỗ và rước về nhà cả đống đồ chẳng liên quan? Kỹ năng quản lý thời gian việc lập danh sách, dù là danh sách thực phẩm cần mua hay danh sách những việc cần làm, sẽ giúp ích cho bạn tập hợp những thứ ưu tiên vào cùng một nơi. Hãy bắt tay vào làm ngày mới thông qua việc lập to-do-list, hình dung những việc cần phải làm ngày hôm nay & hoàn thành từng việc một. Nhỏ tuy vậy có võ, vấn đề này sẽ giúp bạn tập luyện thói quen và phát triển kỹ năng quản trị thời gian vô cùng tốt.

Danh sách giúp cho bạn xác định đường đi, đích đến cũng giống như chiếc định vị GPS. Bạn có thể viết ra sổ, giấy note hay sử dụng các phần mềm trong điện thoại, miễn là luôn mang theo bên mình để đơn giản theo dõi tiến độ công việc. Chưa hết đâu, còn gì tuyệt vời & tự hào hơn cảm giác lần lượt gạch đi những công việc đã hoàn thành, đúng không?

Chăm chú vào những việc thật sự quan trọng

Khi mà đã có trong tay danh sách những việc cần làm, kỹ năng quản lý thời gian kế tiếp không kém phần cần thiết chính là phân bổ thứ tự ưu tiên của chúng để quản trị thời gian. Hãy cân nhắc về tính cấp bách, mức độ khó khăn cũng giống như giá trị mà công việc đem lại. Tập trung thời gian tập trung vào những trọng trách trước thì cả ngày bạn sẽ thoải mái vui vẻ thực hiện những công việc khác.

Một bản báo cáo cần phải nộp trước ngày hôm sau tất nhiên sẽ quan trọng hơn việc lướt trang Facebook, instagram hay đi uống bia với đồng nghiệp. Hãy ưu tiên những việc mang lại giá trị cao và quan trọng hơn hết, đừng bao giờ quên ghi chú lại các mốc thời gian và hoàn thành chúng trước thời hạn nhé.

Xây dựng lối sống tối giản

Thú thật đi, có bao giờ bạn ước muốn bắt tay vào làm việc tuy vậy lại chẳng tìm thấy tài liệu mình cần? Bạn mất cả giờ đồng hồ lục tung căn phòng và khi tìm được thì nguồn cảm hứng làm việc cũng biến mất?

Hãy dọn dẹp phòng ốc gọn gàng, vứt bỏ đi tất cả tài liệu, giấy tờ không quan trọng, phân bổ các tệp dữ liệu trong máy tính 1 cách logic. Nếu như bạn tốn khá nhiều thời gian chỉ để nghĩ ngày mai sẽ mặc gì, bạn có thể thử tìm mua những trang phục cơ bản dễ phối. Việc đơn giản hóa đời sống không chỉ giúp cho bạn rèn luyện kỹ năng quản lý, phân bổ công việc tối ưu mà còn tiết kiệm thời gian & tập trung hơn cho những điều quan trọng khác.

Tận dụng thời gian trống

Một kỹ năng quản lý thời gian là mỗi giây trôi qua đều có thể được tận dụng để làm một cái gì đó hữu ích. Bạn hoàn toàn có thể tìm thấy những “lỗ hổng” trong Lịch trình bận rộn của mình, ví dụ như thời gian trong nhà tắm, thời gian trên xe để đến chỗ làm, hoặc lúc ngồi chờ người bạn của mình ở chỗ hẹn.

Trên chuyến xe buýt đến chỗ làm, thay vì chỉ ngồi thẫn thờ ngắm đường phố thì bạn sẽ nghe bản tin buổi sáng hoặc Podcast về ngành chuyên môn. Cuộc họp chấm dứt sớm hơn dự định 15 phút ư? Hãy tận dụng nó để kiểm tra Mail, nhìn lại to-do-list của mình để theo dõi tiến trình công việc. Thậm chí, thời gian chờ đối tác ở chỗ hẹn cũng đủ để bạn gọi vài cú điện thoại cho người tiêu dùng của mình đó.

Xem thêm: Bạn có đang gặp rắc rối trong việc thiết kế spa ấn tượng?

Lời kết

Cảm ơn bạn đã xem qua bài viết về kỹ năng quản lý thời gian ở trên đây. Với những thông tin mình chia sẻ thì hy vọng phần nào sẽ giúp đỡ cho bạn vượt qua những khó khăn và thắc mắc của bản thân nhé. Chúc các bạn luôn thành công trong cuộc sống.

Lộc Nguyên – Tổng hợp & chỉnh sửa

(Tham khảo: aaevietnam.com, glints.com, …)